Getrennte Archive
Jedes Dokument gehört genau einer Firma. Firmenwechsel, Suche, Download und Export berücksichtigen die jeweilige Berechtigung.
DiWeToo · Archiv · In Entwicklung
Ihre Belege.
Ihre Firmen.
Ein klarer Platz.
Rechnungen, Verträge und Geschäftsunterlagen im Original ablegen und wiederfinden. DiWeToo Archiv verbindet mehrere Unternehmen in einer Installation – mit getrennten Archiven und gezielten Zugriffsrechten.
Geplant: einmal kaufen, ohne Software-Abo nutzen. Optionales Hosting und externer Speicher mit Aufbewahrungssperre verursachen separate laufende Kosten.
DiWeToo ArchivGESTALTUNGSBEISPIEL
FIRMENARCHIV / MUSTERWERK GMBH
Aktive FirmaMusterwerk GmbHZugriff: Firmenadministrator
PDF
Rechnung · BüromaterialBelegdatum 08.10.2026 · Originaldatei
XML
E-Rechnung · DienstleistungenBelegdatum 07.10.2026 · Originaldatei
Lokal nachvollziehbar
Prüfsumme · Uploadnachweis · Ereigniskette
Extern noch nicht abgesichertWeitere Firma: Beispielhandel GbR
Dokumente und Rechte bleiben getrennt.
Dokumente und Rechte bleiben getrennt.
MehrfirmenfähigEine Installation, getrennte Firmenarchive
Gezielte BenutzerrechteZugriff nur auf zugeordnete Unternehmen
Originale erhaltenPrüfwerte und nachvollziehbare Exporte
Schlank und eigenständig
Ablage für den Betrieb.
Ordnung für jede Firma.
Für Unternehmen, die ihre Unterlagen geordnet aufbewahren möchten. Die Anwendung konzentriert sich auf Dokumente und deren Nachweise.
Rechte je Unternehmen
Ein Benutzer kann mehreren Firmen mit unterschiedlichen Rollen zugeordnet werden. Technische Systemverwaltung und Einsicht in Belege werden getrennt vergeben.
Unverändert ablegen
PDF, XML, JPEG und PNG hochladen. ZUGFeRD-Dateien als Original-PDF erhalten. Die Anwendung bietet kein Überschreiben oder Löschen archivierter Belege.
Suchen und herunterladen
Unterlagen über ihre erfassten Angaben finden, der richtigen Firma zuordnen und das Original bei Bedarf abrufen. Die erste Version verarbeitet Rechnungsdaten nicht automatisch.
Integrität kontrollieren
SHA-256-Prüfwerte und eine verkettete Ereignisprotokollierung machen lokale Abweichungen erkennbar. Das ersetzt noch keine unabhängige Absicherung des Archivs.
Firmenexport erstellen
Originaldateien, Metadaten und Prüfprotokolle zusammen exportieren. So lassen sich vorhandene Dateien und Nachweise auch außerhalb der Anwendung prüfen.
Berechtigungen
Wer darf was sehen?
Die Zuordnung gilt pro Firma. Auch ein Systemadministrator benötigt für den Dokumentenzugriff eine ausdrückliche Firmenrolle.
| Rolle | Aufgaben und Zugriff |
|---|---|
| Systemadministrator | Installation, Firmen, Benutzer und technische Einstellungen verwalten. Belege nur mit zusätzlicher Firmenzuordnung einsehen. |
| Firmenadministrator | Firmenzuordnungen im eigenen Zuständigkeitsbereich verwalten sowie Belege der eigenen Firma hochladen, Prüfungen ausführen und Exporte abrufen. |
| Mitarbeiter | Belege in zugeordneten Firmen hochladen, suchen, ansehen und herunterladen. |
| Prüfer | Lese- und Exportzugriff für die zugeordnete Firma mit verbindlichem Ablaufdatum. |
Die Anwendung begrenzt Benutzerzugriffe. Technische Betreiber mit Zugriff auf Server und Datenbank haben weitergehende Möglichkeiten; für belastbaren Manipulationsschutz ist deshalb die zusätzliche externe Absicherung vorgesehen.
Zwei Ebenen der Aufbewahrung
Eigenes Webhosting.
Zusätzliche Absicherung.
Die Anwendung und ihre lokalen Arbeitskopien laufen auf Ihrem Hosting. Für die unabhängige Sicherung ist ein zusätzlicher externer Speicher geplant.
- 01Lokales Firmenarchiv
Originale, Index und Protokolle liegen in der eigenen Installation. Dateien sind außerhalb des öffentlichen Webverzeichnisses gespeichert.
- 02Externer Speicher mit Aufbewahrungssperre · geplant
Originale und Nachweise sollen zusätzlich in einem privaten Speicher mit festgelegter Sperrfrist gesichert werden. Vorgesehen ist Object Lock im Compliance-Modus; die Anbindung wird zunächst mit Scaleway getestet.
- 03Nachweis und Kontrolle · geplant
Die Anwendung soll die konkrete Speicherbestätigung und Objektversion festhalten und anzeigen, ob die externe Absicherung aussteht, bestätigt wurde oder fehlgeschlagen ist.
Entwicklungsstand · V0.2.0 · Oktober 2026
Testversion mit klaren nächsten Schritten.
Bereits getestet: Firmenanlage, Benutzerzuordnung, Upload, lokale Integritätsprüfung, Export, Zugriffssperre zwischen Firmen und Rechteentzug bei laufender Anmeldung. Alle elf Offline-Selbsttests der S3-Vorbereitung wurden auf dem Testhosting bestanden.
Noch offen: Live-Test mit Scaleway, externe Sicherung echter Firmenbelege und Archivprotokolle, Wiederherstellung sowie regelmäßige Überwachung. E-Mail-Import und automatische Rechnungsdatenerkennung sind für spätere Versionen vorgesehen.
Derzeit keine Freigabe zur gesetzlichen Aufbewahrung. Die Testversion wird noch nicht als GoBD-konformes Archiv angeboten. Dafür müssen das vollständige Verfahren, Aufbewahrungsregeln, Absicherung, Wiederherstellung und Verfahrensdokumentation umgesetzt und geprüft werden.
Systemanforderungen
Auf geeignetem Webhosting.
Ohne eigenen Server im Büro.
Die aktuelle Testversion ist für klassisches PHP-Webhosting ausgelegt. Die Installation erfolgt über den Browser; SSH und Terminal sind dafür nicht erforderlich. Vor einer Auslieferung prüfen wir die konkrete Hostingumgebung.
| Bereich | Voraussetzung |
|---|---|
| Webserver & Adresse | Eigene Domain oder Subdomain mit HTTPS. Das öffentliche Dokumentenverzeichnis muss auf den Unterordner public eingestellt werden können. |
| PHP | PHP 8.3 oder neuer mit PDO-MySQL, mbstring, Fileinfo, DOM/XML, ZIP und cURL. Für HTTPS-Verbindungen gültige CA-Zertifikate vorsehen. |
| Datenbank | Eigene MySQL- oder MariaDB-Datenbank mit InnoDB-Unterstützung und UTF-8 (utf8mb4). |
| Privater Dateispeicher | Beschreibbarer Speicher außerhalb des öffentlichen Webverzeichnisses für Originale, Konfiguration und Nachweise. Speicherbedarf nach Belegmenge planen; 10 GB sind eine mögliche Startgröße, keine feste Mindestgrenze. |
| Uploads & Laufzeit | Aktuell bis 20 MiB je Datei. PHP-Uploadgrenze mindestens 20 MiB; POST-Grenze mit Reserve, beispielsweise 25 MiB. Für den externen Speichertest HTTP- und PHP-Zeitlimits von mindestens 120 Sekunden vorsehen. |
| Externe Verbindung | Ausgehendes HTTPS zum freigegebenen Speicheranbieter und korrekte Serverzeit. Privater S3-Speicher mit Versionierung und Compliance-Aufbewahrungssperre für die geplante externe Absicherung. |
| Sicherungen & Automatisierung | Regelmäßige konsistente Sicherungen von Datenbank und privatem Speicher sowie Wiederherstellungstests vorsehen. Für die geplante automatische Übertragung und Überwachung wird eine zeitgesteuerte Ausführung per Cronjob benötigt. |
| Arbeitsplatz | Aktueller Browser auf Computer, Tablet oder Smartphone und Internetzugang. Ein externes Speicher-Konto wird erst für die Verbindung und externe Absicherung benötigt. |
Netcup-Webhosting oder vergleichbare Angebote kommen infrage, wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind. Ein Tarifname allein bestätigt die Eignung nicht; Uploadlimits, Laufzeiten, Speicherpfade und externe Verbindungen müssen geprüft werden.
Geplantes Lizenzmodell & Kostenstruktur
Einmal kaufen.
Betriebskosten klar benennen.
Kein Software-Abo bedeutet: Für die Nutzung der erworbenen Archivsoftware ist keine monatliche Software-Abogebühr vorgesehen. Hosting und geschützter Speicher sind davon getrennte Leistungen.
Archiv-Lizenz
Geplant ist eine einmalige Lizenz für Ihre Installation. Umfang und Einrichtung werden vor Auslieferung vereinbart. Der Verkaufspreis steht noch nicht fest.
Eigenes Hosting oder unseres
Auf geeignetem eigenem Webhosting fällt keine DiWeToo-Hostinggebühr an. Die Kosten Ihres Hostinganbieters bleiben bestehen. Optionales Hosting durch uns wird monatlich berechnet.
Zusätzliche Absicherung
Der geplante externe Speicher mit Aufbewahrungssperre verursacht laufende Anbietergebühren – auch bei Eigenhosting. Sie richten sich nach gespeichertem Umfang und Tarif; je nach Anbieter können Anfragen, Abrufe oder Datenverkehr hinzukommen.
Dasselbe Prinzip wie bei der Cloud-TSE der Kasse
Die Software-Lizenz wird einmal bezahlt. Ein zusätzlich genutzter externer Dienst wird separat berechnet: bei der Kasse die Cloud-TSE, beim Archiv der Speicher mit Aufbewahrungssperre. Beide Dienste haben unterschiedliche Aufgaben.
Im Angebot werden Lizenz, vereinbarte Einrichtung, optionales Hosting und Speicherkosten getrennt ausgewiesen. Die konkrete Abrechnung des Speichers – direkt über Ihr Anbieterkonto oder über ein vereinbartes Angebot von uns – klären wir vor dem Start.
Aufbewahrungsfristen mit einkalkulieren: Gesperrte Objektversionen belegen bis zum Fristende weiter Speicher. Ein Anbieterwechsel oder das Ende eines Hostingvertrags hebt diese Sperren nicht regulär auf und kann vorübergehend doppelte Speicherkosten verursachen.
Häufige Fragen
Vor dem Start geklärt.
Kann ich mehrere eigene Unternehmen verwalten?
Ja. Mehrfirmenfähigkeit gehört bereits zur ersten Version. Belege bleiben der jeweiligen Firma zugeordnet. Benutzer erhalten ihre Rechte einzeln pro Unternehmen.
Kann das Archiv meine Buchhaltung ersetzen?
DiWeToo Archiv dient der Ablage und Nachvollziehbarkeit von Dokumenten. Rechnungsstellung, Buchungen, Zahlungsverwaltung und Steuererklärungen gehören nicht zum aktuellen Funktionsumfang.
Reicht eine Prüfsumme auf meinem Webhosting?
Eine Prüfsumme ermöglicht den Vergleich einer Datei mit dem gespeicherten Prüfwert. Wer zugleich Dateien und Datenbank ändern kann, könnte auch diesen Nachweis ersetzen. Deshalb ist eine unabhängige Absicherung von Originalen und Protokollen geplant.
Ist DiWeToo Archiv schon für die gesetzliche Aufbewahrung freigegeben?
Nein. Aktuell handelt es sich um eine Testversion. Die externe Absicherung echter Dokumente ist noch nicht umgesetzt. Auch später hängt ein ordnungsgemäßes Archiv vom gesamten betrieblichen Verfahren und seiner Dokumentation ab.
Warum entstehen Speicherkosten trotz Einmalkauf?
Der Einmalkauf betrifft die Software. Der unabhängige Speicher ist eine zusätzliche laufende Leistung, deren Kosten von Datenmenge und Anbietertarif abhängen. Diese Kosten entstehen auch dann, wenn Sie die Anwendung auf dem eigenen Webhosting betreiben.
Ist ein späterer Speicheranbieterwechsel möglich?
Eine Anbindung weiterer Anbieter über die S3-Schnittstelle ist geplant. Derzeit ist nur die Scaleway-Testvorbereitung enthalten. Vor einem Wechsel müssen Originale und Nachweise vollständig übertragen und geprüft werden. Bestehende Sperren und Speichergebühren beim bisherigen Anbieter können bis zum Fristende weiterlaufen.
Scaleway nennt die Schließung des gesamten Kontos als Ausnahme von der Compliance-Sperre. Diese Grenze muss vor einem Produktiveinsatz bewertet werden; eine Kontoschließung ist kein vorgesehenes Archivierungs- oder Kündigungsverfahren für aufbewahrungspflichtige Belege.
Für Ihre Firmen geplant
Wie sieht Ihr Dokumentenalltag aus?
Wir besprechen Firmenanzahl, Benutzerrechte, Belegmenge und Hosting. Melden Sie Ihr Interesse an DiWeToo Archiv an.